Privacybeleid

Je leest hier hoe ik (Jerphaas) omga met wat ik over jou te weten kom. Voor de leesbaarheid wordt jij als Cliënt of Cursist aangesproken met ‘je’, ‘jij’ en ‘jou’, en waar ‘ik’ en ‘mijn’ staat spreekt Jerphaas.

Benamingen

Opdrachtgever: diegene die aan Jerphaas de opdracht geeft (jijzelf of bijvoorbeeld je werkgever).
Cliënt / Cursist: de persoon die deelneemt aan een sessie coaching of therapie, een workshop of opleiding e.d.

Contactgegevens

Jouw contactgegevens registreer ik om contact op te kunnen nemen en worden niet aan derden verstrekt.

Ik ben verplicht om te controleren of je bent wie je zegt te zijn. Daartoe laat je mij je ID-kaart, paspoort of rijbewijs zien.

Je contactgegevens worden beveiligd opgeslagen in mijn computer en zijn alleen toegankelijk door Jerphaas met een wachtwoord. Een backup van deze computer wordt versleuteld gemaakt en is ook beveiligd met een wachtwoord.

Persoonlijke gegevens in een dossier

Ik ben verplicht door mijn beroepsorganisatie, zorgverzekeringen en de wet een dossier bij te houden. Dat doe ik op eenvoudige wijze. Het dossier bevat:

1. een behandelingsovereenkomst (alleen bij therapie)
2. eenvoudige handgeschreven notities op papier bij de individuele sessies (bij therapie en bij coaching)

Dit dossier wordt niet opgeslagen in een computer. Het dossier wordt bewaard in een afgesloten kast in de praktijk en zo lang als de wet dat van mij eist (15 jaar na de laatste sessie).

Bij deelname aan een workshop of opleiding wordt geen dossier gemaakt.

Inzage en wijziging

Je hebt het recht om te weten of en welke gegevens van je verwerkt worden. Ook heb je recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander dan niet wordt geschaad).

Jij bepaalt of en zo ja welke informatie aan derden mag worden doorgegeven (bijvoorbeeld bij een klacht).

Beroepsgeheim

Jerphaas heeft een geheimhoudingsplicht en beschermt jouw persoonlijke levenssfeer als Cliënt en/of Cursist. Dat betekent dat ik zwijg over feiten en gegevens die van je te weten kom.

Soms laat ik mij bijstaan door een supervisor en/of deskundige. Daarbij bespreek ik in elk geval anoniem en zo veel als mogelijk zonder herleidbare feiten en gegevens. Een supervisor en/of deskundige is ook tot geheimhouding verplicht.

Pas na jouw schriftelijke toestemming kunnen bepaalde gegevens met derden gedeeld worden. Je bepaalt zelf of je wilt dat informatie uit het dossier aan derden kan worden doorgegeven (bijv. je huisarts of iemand die een klacht van jou gaat behandelen).

Er zijn situaties waarin het beroepsgeheim moet worden doorbroken, bijvoorbeeld wanneer ik huiselijk geweld of kindermishandeling vermoed.

Je gegevens op een factuur

Wanneer ik je een factuur stuur staat daarop je naam, adres en een sessiedatum of startdatum van een cursus. Dit is nodig voor bijvoorbeeld een ziektekosten-verzekering, maar ook voor de belastingdienst.

Een factuur bevat geen gegevens over de inhoud van een sessie of cursus. Wanneer je een factuur declareert (bij een werkgever of zorgverzekeraar) kan deze de datum zien waarop je de praktijk bezocht, maar niet wat de de inhoud van een sessie was.

Van elke factuur wordt een digitale kopie bewaard. De facturen zijn alleen toegankelijk door Jerphaas met een wachtwoord. Externe backups van facturen zijn versleuteld en beveiligd.

Bij coaching en therapie verstuur ik een factuur per e-mail. Wanneer je dat wilt kan ik deze naar een speciaal (beveiligd) e-mailadres sturen.

Je naam op een bankafschrift

Alle betalingen bij Jerphaas gaan per bank nadat je een factuur hebt ontvangen. Dat betekent dat op mijn bankafschriften jouw (achter)naam staat. Alleen Jerphaas ziet deze namen. Mijn boekhouder krijgt een administratie zonder namen.

Privacy in de e-mail of post

E-mails over algemene zaken als datum, bevestiging of wijziging van een afspraak kun je mailen via het formulier op de website.
Schriftelijke correspondentie wordt in de brievenbus van de praktijk ontvangen.

Privacy aan de voordeur

Wanneer je aanbelt kan het zijn dat een collega huurder in het pand je even te woord staat of de deur voor je open doet. Ook kan je andere cliënten tegenkomen van mij of van collega’s in het pand.

Privacy in de wachtkamer

Ik kan niet op voorhand inschatten of je in de gang of in de wachtkamer iemand tegenkomt die je kent.
Mocht je dit uit oogpunt van jouw privacy vervelend vinden, dan kunt je dit bij mij aangeven. We plannen dan een afspraak op een tijdstip waarop er weinig of geen andere bezoekers in het pand zijn.

Privacy in de spreekkamer

De praktijk is voldoende geluiddicht. Iemand op de gang kan niet horen wat we bespreken en andersom horen wij niet wat er op de gang gezegd wordt.

Er worden geen geluids- of video opnames gemaakt in de spreekkamer. Niet door mij, maar ook niet door jou.

Privacy bij een klacht

Wanneer je een klacht hebt over Jerphaas, stuur je een brief naar de klachten- of geschillencommissie. Daarbij maak je zelf jouw naam, adresgegevens en inhoud van je klacht kenbaar zodat ze contact met je kunnen opnemen en de klacht behandel kan worden.

Een klachten- of geschillencommissie heeft een geheimhoudingsplicht.

Beveiliging website

Het website adres van Jerphaas is: https://jerphaas.nl.
De website maakt gebruik van een SSL certificaat, dat betekent dat gegevens van en naar de website veilig verstuurd worden.

Wanneer je op de website een contactformulier invult of je inschrijft voor een cursus, worden jouw gegevens niet op de website opgeslagen, er wordt alleen een e-mail verstuurd. Van die verstuurde mail wordt geen kopie bewaard op de website.

De website maakt gebruikt van een cookie van Google Analytics. Deze wordt gebruikt om bezoekersaantallen, bezoekduur, zoekwoorden e.d. bij te houden, zodat ik kan zien of de website naar behoren werkt. Je IP adres wordt hierbij geanonimiseerd. De optie dat Google deze gegevens zou mogen delen (met anderen of eigen Google diensten) is uitgeschakeld.

Nieuwsbrief

Wanneer je Cliënt of Cursist wordt bij Jerphaas stuur ik je een nieuwsbrief per e-mail. Dat doe ik maximaal vier keer per jaar. Je kunt je per e-mail of via de website afmelden, waarna je geen nieuwsbrieven meer ontvangt.

Algemene Voorwaarden

Hoe we in algemene zin met elkaar omgaan staat beschreven in de Algemene Voorwaarden van Jerphaas.